Lettre de Déclaration d’Association à la Préfecture

Pour lancer des projets qui changent vraiment les choses, tout commence par le dépôt d’une lettre de déclaration d’association à la préfecture afin d’obtenir une existence juridique officielle. Chez ORDID (Organisateurs de Ressources pour le Développement et l’Inclusion Digitale), nous avons franchi ce cap symbolique le 1er décembre 2025.

C’est avec une immense fierté que nous avons reçu, le 10 février 2026, notre récépissé de déclaration n° 007/2026/RDA/K22/SAAJP de la préfecture du Diamaré. Conformément à la loi n° 90/053, cette étape nous donne une existence légale pleine et entière au Cameroun. Passionnés par l’inclusion numérique, nous avons hâte de partager avec vous les coulisses de notre démarche pour vous aider à créer votre propre structure.

Les étapes clés du dossier de déclaration : de l’assemblée à la préfecture

Tout commence par une volonté commune de personnes engagées. Pour déclarer ORDID, nous avons dû constituer un dossier complet et rigoureux. La lettre de demande, que nous avons adressée à Monsieur le Préfet du Département du Diamaré, était le cœur de notre envoi.

Constituer un dossier irréprochable

La création d’une structure associative demande de rassembler plusieurs pièces justificatives essentielles. Pour ORDID, notre courrier comprenait :

• Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive, qui acte la naissance officielle de l’organisation.
• Deux exemplaires des statuts, définissant notre objet social et les règles de gestion.
• Le règlement intérieur pour organiser la vie associative au quotidien.
• La liste des membres du bureau exécutif, précisant pour chaque personne son nom, sa fonction et son domicile.
• Les photocopies des CNI des dirigeants pour attester de leur identité.

Une aide précieuse de l’administration

Une anecdote qui nous a marqués : lors de notre passage à la préfecture de Maroua, l’administration a fait preuve d’une grande bienveillance. Ils nous ont permis de personnaliser notre modèle de lettre directement sur leur ordinateur et de l’imprimer sur place. 

C’est un bel exemple de service public tourné vers l’accompagnement des citoyens. Une fois le document signé par notre présidente, et daté du 1ᵉʳ décembre 2025, la machine était lancée.

Après le dépôt : enquête de moralité et obtention du récépissé

Beaucoup pensent qu’une fois le papier déposé, il ne reste plus qu’à attendre. Dans les faits, le processus suit un cheminement précis pour garantir la capacité et l’intégrité des membres dirigeants.

L’enquête de moralité du MINAS

Peu de temps après le dépôt, le Ministère des Affaires Sociales (MINAS) nous a contactés. Cette étape est essentielle : elle consiste en une enquête de moralité visant les personnes chargées de l’administration de l’association. L’État vérifie simplement que nos leaders sont dignes de confiance. Nous avons accueilli cette démarche avec sérénité, car la transparence est au cœur de nos valeurs au quotidien.

Le moment tant attendu : la réception du récépissé

Le 10 février 2026 restera une date gravée dans l’histoire d’ORDID. C’est ce jour-là que nous avons pu recevoir notre récépissé de déclaration. Ce document prouve l’existence légale de notre association d’inclusion numérique auprès de la justice et de tous les tiers. Il nous permet désormais d’ouvrir un compte bancaire et de solliciter des financements pour nos projets d’inclusion numérique

Une enquête de moralité moderne : Le MINAS à l’heure du numérique

Une étape nous a particulièrement marqués : l’enquête de moralité initiée par le Ministère des Affaires Sociales (MINAS). Étant une association prônant l’inclusion numérique, nous avons été ravis de constater que l’administration s’adapte.

Comme nos membres sont disséminés aux quatre coins du Cameroun, de Yaoundé à Maroua, il était physiquement impossible de réunir tout le bureau en un seul point en quelques jours. Nous avons donc suggéré une démarche en ligne pour les entretiens. 

Grâce à des outils de visioconférence, le MINAS a pu échanger avec chaque dirigeant à distance. Cette flexibilité a permis de valider notre gestion sans ralentir le processus, prouvant que la transformation numérique facilite aussi nos rapports avec la justice et l’État.

Certes, la publication au Journal officiel n’est pas toujours requise immédiatement au niveau local. Cependant, garder un dossier numérique complet sur un compte sécurisé vous aidera pour toute modification future.

Conseils pratiques pour préparer chaque document sans stress

Réussir sa création demande de la rigueur dans la constitution du dossier. Voici nos suggestions pour éviter les blocages administratifs fréquents :

• L’Assemblée Constitutive : Veillez à ce que le procès-verbal d’assemblée mentionne clairement la date de l’assemblée et le lieu de la réunion. Un document mal daté peut entraîner un rejet au greffe ou à la préfecture.
• Les Statuts et Règlements : Prévoyez toujours un exemplaire des statuts original en double pour l’administration. Chaque page doit être paraphée par les membres dirigeants.
• La Liste des Dirigeants : Pour chaque personne de la liste des dirigeants, vérifiez que les documents d’identité sont valides et que les mentions de profession et de nationalité sont conformes aux photocopies des CNI fournies.
• L’Objet et le Siège : L’objet de l’association et l’adresse du siège social doivent être identiques sur tous les supports, de la lettre de demande au formulaire éventuel.

Conseils et suggestions pour réussir votre démarche

Si vous envisagez de déclarer votre propre structure, voici quelques suggestions pour limiter les blocages et faciliter vos formalités :

• Vérifiez l’adresse du siège social : Assurez-vous que l’adresse indiquée est précise. La localisation géographique de votre siège détermine la sous-préfecture ou la préfecture compétente.
• Anticipez les délais : Entre la réception de votre demande et la délivrance du récépissé, plusieurs semaines peuvent s’écouler. Soyez patients et suivez votre dossier régulièrement.
• Soignez la rédaction des statuts : Les statuts sont votre « loi » interne. N’hésitez pas à télécharger un modèle de base, mais personnalisez-le selon vos objectifs réels.
• Préparez votre bureau : Choisissez des personnes engagées et prêtes à assumer les responsabilités liées à leur fonction au sein de la direction.

Même si les démarches en ligne se développent (via des portails comme service-public ou des formulaires cerfa dans d’autres pays), au Cameroun, le contact humain avec l’administration territoriale reste la voie royale.

ORDID est désormais prêt à passer à la vitesse supérieure ! Nous remercions les autorités de Maroua pour leur accueil et nous vous invitons à suivre nos prochaines actualités sur le web. L’aventure ne fait que commencer.